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パソコン関連の備品を捨てて良い物と悪い物に分けて整理整頓する

      2014/07/30

概要

  • 新しい会社には物理的な場所が少ないということに気がついた。
  • コンピュータに関する不要な物が大量に保管されていたので、一気に廃棄した。
  • 保証書、ライセンス証書、デバイスドライバだけは廃棄してはだめ。
  • 整理整頓をすることで、物理的な場所だけでなく、気持ちや、時間的な余裕も生まれる。

場所がない!!

今回は、整理整頓についての話です。

情報システムに何の関係もなさそうな話題ですが、そんなことはありません。

転職後の私は「総務部」情報システム担当(一人)

同じように情報システム部門が総務部の一部という企業は多いはず。

社内を美しく整理整頓するのも総務部の仕事の一つ。

私が転職して困ったことの一つに、物理的な場所が少ないということがあります。

論理的な場所=サーバのハードディスクの空き容量も少なかったですが。

急成長している会社ですので、私を含めて中途採用が多く、人がどんどん増えています。

人が増えれば物が増える→物が増えても整理できない→整理できないとますます場所がない...という負の連鎖反応によって、急速に場所が少なくなっています。

予備のパソコンを置いておく場所もありません。

これじゃ仕事にならんという訳で、整理整頓することを決意しました。

これが結構大変でした。

総務部って大変ですね。

捨ててはいけない物は3つだけ

まずは、無理矢理、不要品の置き場を決めました。

最初に不要品を集積する場所を決めないと、片付かないですから。

階段下にある非常に空気の悪そうな小部屋が空いていたので、ここに決定。

また、部屋の什器のレイアウトを一部変更して、キャビネットを新規に導入しました。

これで、捨てる場所の確保と保管場所を少し拡張することに成功。

後は不要品を捨てるだけ。

書類や備品等に関しては、入社したばかりの私には必要なのか不要なのか判りませんので、他の方に全て任せました。

パソコン関係の付属品や予備品の類を整理することにしました。

前職でも不要品の廃棄は得意でした。

倉庫などに無駄に置いてある物は、誰かが「捨てる」と言わないと捨てることができません。

万一のために利用できるという利点と、場所を無駄に使って管理する手間がかかるという欠点のバランスをよーく考えて、何を保管して何を捨てるかを決めないと、場所はいくらあっても足りないのです。

まず、予備の旧型ディスプレイやキーボード、マウス等を状態の良い物以外は全て処分しました。

汚い予備品なんて使うことは滅多にない。

次に、パソコンの付属品が大量に保管されていたので、燃えるゴミと燃えないゴミに分別して、ほとんど廃棄しました。

パソコンの付属品の中で捨ててはいけない物は3つだけ。

一つめはハードウェアの保証書

ただし、何らかの形で保守契約を締結しているのなら、不要な場合もあります。

二つめはソフトウェアのライセンス証書

外箱や操作マニュアルは不要です。

ユーザ登録葉書も登録しないとライセンスが有効にならない場合以外は不要。

三つ目は機種固有のデバイスドライバが入っているCD

機種ごとに2枚は確保しましょう。

特にデバイスドライバは重要。

デバイスドライバなんてネットで手に入ると思っている方がいたら要注意です。

一部のパソコンメーカは、アップデートした一部のデバイスドライバしかネットで公開していません。

全てのデバイスドライバを公開しているパソコンメーカの方が多いですが、いちいち機種を検索してダウンロードする手間は意外に面倒。

また、ディスプレイドライバやネットワークドライバは、使っているチップが同じでも、デバイスドライバは違うということもあるので、機種に合ったものを用意すべきです。

つまり、マニュアルや外箱などは1~2台分だけ残して、全部廃棄しても問題ありません。

他にも不要な什器、備品、余った部材などを一括して産業廃棄物業者に引き取ってもらいました。

全部で2tトラック一台分。

費用は10万円ぐらいでした。

産業廃棄物のマニフェストは重要ですので、しっかりと保管しましょう。

整理整頓は様々な余裕を生み出す

体力的にも非常に疲れましたが、これで社内に少し余裕ができました。

整理整頓することで、物理的な場所の余裕もそうですが、狭い空間から解放されたことによる精神的な余裕もできたと感じました。

また、場所があると仕事も手際よく進めることができるのも良い点です。

最後にひとこと。

整理整頓できない奴に限って、これは捨てるな、あれは捨てるなと文句を言います。

まず自分の身の回りを整理整頓してから発言してくれ。

机の周りが汚い人は仕事ができないという話は、真実です。

 

 - ひとこと, ひとこと(情報化)

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