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情報システムに関するRFP(提案依頼書)の作り方と入札について

      2014/08/12

概要

  • RFP(提案依頼書)を作成する機会があった。
  • RFPに盛り込むべき内容を説明する。
  • 民間企業のRFPに予算や評価基準は必要ない。
  • 民間企業の場合、必ずしも公平に競争入札する必要はない。

RFPとは

最近、RFPを作る機会がありました。

RFPとは「Request For Proposal」のことで、日本語だと提案依頼書と言います。

発注側から受注側の営業担当者に対して、「こんな物が欲しいので提案してください」という時に使うものです。

情報システムや機器の仕様については、口頭でメーカの営業さんと打ち合わせしながら要件を固めることもあります。

これは、特定のメーカに発注することが決まっている、つまり指名発注(随意契約)の場合です。

文書化する時間もないという多忙な方もいるとは思いますが、競争入札が前提の場合、文書化することで何度も同じ事をメーカ側に説明する手間が省けますし、後で言った言わないという水掛け論になるのを防ぐことができます。

発注側にとっても受注側にとっても利点があります。

情報システムの発注に限ったことではありませんが、依頼は文書化しましょう。

ユーザ企業の方だと、RFPを作ったことがないという方も多いと思います。

そこで、今回は、RFPに盛り込むべき内容について説明します。

盛り込むべき内容

ただ単にパソコンを購入するだけという場合から、大規模な情報システムを導入するという場合まで、同じRFPと言っても盛り込むべき内容は異なります。

なので、RFPにはこれが正解というものはありませんが、一般的には以下の内容を盛り込むと良いでしょう。

現状と課題

現在の状況と課題を説明します。

なぜ発注するのかという理由を記述します。

目的、目標

物やシステムを納品してもらうことで、最終的にどうなって欲しいかという目標を記述します。

発注の内容、業務要件

発注の規模によって大きく内容が異なる部分です。

とりあえずRFPを作る段階で判っていることは全て記述しましょう。

利用者の規模、必須とする機能、あると望ましい機能などについて書けば良いでしょう。

プロジェクト要件

大規模なプロジェクトを作って情報システムを導入する場合は、ここを記載します。

スケジュールの概要やメーカ側に求める体制、発注側の体制、会議、納入成果物などを記載します。

契約要件

請負または委任のどちらにするか、検収の条件、保証の条件、機密保持、著作権などについて記載します。

提案内容

提案期限、提案して欲しい内容を記述します。

納品物の概要、納期またはスケジュール、金額(初期費用と運用費用は分ける)などです。

予算

意見が分かれるところだと思いますが、予算は書くべきではないと思います。

予算をRFPに記載すると、競争入札を行っても、その金額ありきの提案しか出てこないため、経費削減効果が低くなるからです。

特に税金を使う発注の場合は、絶対に予算を書いてはいけません。

評価基準

評価基準もRFPに書かない方が良いと思っています。

発注側内部では評価基準を事前に作っているはずです。

税金を使って実施するような公共案件ならば、誰から見ても公平な評価が必要だと思いますので、評価基準および評価を公開するのは良いでしょう。

でも、民間企業が自分の稼いだお金を使って物を買う場合、どういう評価に基づいて購入するに至ったのかかという理由を説明する必要はありません。

RFPは簡単に

以上、RFPを作るのは難しいと感じたかもしれませんが、実はRFPは非常に簡単です。

多くてもA4用紙で3枚ぐらいで十分

だって、発注する時点=大まかな見積もり段階で詳細な仕様が決まっていることなんて滅多にないからです。

大まかな仕様が決まっていれば、およその金額は出せます。

余談ですが、厚さ数センチのRFPを見たことがあるという話を聞いたことがあります。

私には想像もつきませんし、そこまで時間と手間をかけてRFPを作っても、効果はそれほど変わらないと思います。

受注者側からの問い合わせ

どうしても金額を出せない場合は、受注側の営業担当者から問い合わせがあります。

優秀な営業担当者は気がついていると思いますが、実は、発注企業側は問い合わせの内容によっても評価をしています。

わざと業務要件の部分を簡潔に書いておき、どんな質問をしてくるかを待っている場合もあります。

これは、受注側から様々なアイデアを出してもらうときに使う手なのです。

全く質問しないで提案書を作る営業担当者がいたら驚きですし、受注は不可能だと思います。

税金を使う公共案件の場合、特定の営業担当者からの質問を公平性を保つ目的で他の営業担当者にも教えてあげることがありますが、一般的に税金を使わない民間企業の場合は教えてあげる必要はありません。

(ただし、税金を使う公共性の高い民間企業は注意が必要です)

私は良い質問をした営業担当者が得をする方が公正だと思います。

さらに、競争入札を行う場合、どの企業同士が競争しているのかを悟られないようにするために、全対象企業を集めた説明会を開催しません。

各社毎に別々の日に来社してもらい、それぞれRFPを渡して説明します。

時間がかかって面倒ですが、談合されたら困るからです。

まとめ

現時点でRFPを作ったことがないとか、競争入札を行ったことがないという発注側企業は少ないと思いますが、とりあえずA4用紙1枚でもいいので、まずはRFPを作って発注してみて下さい。

 - ひとこと, ひとこと(情報化)

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