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パソコンの何を管理すればいいのでしょうか?

      2014/08/27

回答の概要

  • パソコン1台ごとに管理番号を付けて、シールを貼りましょう。
  • パソコンを管理するためのデータベースを作成しましょう。
  • 障害の履歴もデータベースに登録して、価格交渉に利用しましょう。
  • ソフトウェアもデータベースに登録して、ライセンスを正しく管理をしましょう。

回答

今回、質問をいただいた方は、上司から突然パソコンの管理者に任命されて困っているそうです。

確かに、パソコンの台数が増えてくると、誰かが一元管理しないと困ることが多いのは事実です。

でも、この方と同様にパソコンは詳しくても、何を管理したらいいか分からないという人は多いでしょう。

しょせん、パソコンなんて物ですから、人を管理するよりはずっと簡単。

まずはちょっと気を楽にしてください。

これから私が勤務している会社で実践していることを教えますので参考にしてください。

管理番号を付与する

まず、現在所有しているパソコン1台ごとに管理用の番号を付けて番号シールを貼りましょう

私が勤務している会社では約1000台のパソコンを使っていますので4桁の番号を付けています。

この番号をコンピュータ名の一部にすると分かり易くて便利です。(例えば、「xxxx0001」のように)

番号シールは本体だけでなく、ディスプレイやノートパソコンの充電器にも貼ります。

特にノートパソコンの充電器には必ず貼った方がいいです。

たくさんノートパソコンを使っている部署では本体と充電器がごちゃ混ぜに使われてしまう可能性があります。

正しい組み合わせで使わないと発火の可能性もあるそうです。

ご注意を!

管理用データベースを作る

パソコン毎に番号を付けたら、パソコンを管理するためのデータベースを作りましょう。

小規模ならEXCELの表で十分です。

私が勤務している会社ではACCESSでデータベースを作っています。

パソコンを管理するためのデータベースに限らず、データベースアプリケーションを作る場合は、できる限りシンプルに作ってください。

余分な項目を作ると後で後悔します。

とりあえず、以下の項目は必須です。

  • 管理番号(主キー)
  • 機種コード
  • 購入年月日
  • 設置部署コード
  • 製品シリアル番号(または、修理の際に必要な情報)
  • 購入部署コード(部署ごとに予算を確保して購入する会社のような場合)
  • 備考(メモ)

機種コード(機種名)はデバイスドライバを検索する場合に必要です。

デバイスドライバは、ファイルサーバなどにOS毎、種類毎(ディスプレイドライバ、プリンタドライバなど)、機種毎に分類して保管しておくと、再インストールの時に非常に便利です。

購入年月日と購入部署コードはパソコン購入予算を確保する場合に必要になります。

私が勤務している会社では購入から7年以上経過したパソコンを更新対象として予算化しています。(たった3~4年のリースでパソコンを更新できる裕福な会社がうらやましいです)

また、購入年月日は「かけこみ修理」にも使います。

だいたい最近のパソコンは、購入後3年間は無償で修理してくれます。

よって、有償修理になる直前にパソコンをチェックして、ちょっとでも不具合があれば修理します。

例えば、「キーボードの一部がたまに入力できない」とか「ディスプレイがたまに表示できなくなる」などちょっと我慢すれば使えるんだけど...という障害を修理するのです。

設置部署は、部署毎に何台パソコンを設置しているかを分析する際に必要です。

経理上の費用を部署毎に分配するのにも使われたりします。

企業の部長クラスの方々には、パソコンの管理なんてどうでもいいことなのですが、なぜかこの資料だけはよく利用されます。

IPアドレスの管理は分ける

IPアドレスは、このデータベース内で管理しない方がいいでしょう。

IPアドレスは、パソコン以外の物(例えば、ルータ、ハブ、プリンタなど)にも付与しなければならないからです。

私が勤務している会社では、別途NOTESの文書で管理しています。

当然ですが、EXCELでも問題ありません。

障害履歴を管理する

次に、パソコンに発生した障害の履歴を管理できるようにします。

以下のような項目が必要になるでしょう。

  • 管理番号(重複あり、本体の管理番号とリレーション作成)
  • 発生年月日
  • 障害内容(メモ)
  • 修理完了年月日
  • 修理金額

障害の履歴を管理する目的は以下の3点です。

要はメーカの営業さんとの価格交渉材料にします。(結構お得ですよ。)

1.短期間に同じパソコンで同じ障害が発生していないかチェック

→もしそうなら、2回目以降を無償修理にさせる。

2.特定の機種で同じ障害が多発していないかチェック

→もしそうなら、全機種を一括無償修理させて、かつ、次にパソコンを購入する際の価格交渉材料とする。

3.障害発生から修理完了までの日数をチェック

→修理完了までの平均日数を計算して、次にパソコンを購入する際の価格交渉材料とする。

修理金額は「修理する」か「滅失して新規に購入する」かの判断に利用します。

修理金額の累計が新規購入の価格を超えるようなら、もう修理しないで新規に購入した方がいいと思います。

ソフトウェアを管理する

最後にパソコンにインストールされているソフトウェアを管理できるようにします。

以下のような項目が必要になるでしょう。

  • 管理番号(重複あり、本体の管理番号とリレーション作成)
  • ソフトウェアコード

ここへ登録するソフトウェアはライセンス管理が必要になるソフトウェアのみにした方がよいでしょう。

特定の部署でのみ利用するようなパッケージで購入したソフトウェアを登録しても、再インストールする際の参考程度にはなりますが、あまりメリットはありません。

管理が煩雑になるだけ。(再インストールの場合は、実際にそのパソコンを使っている人に聞いた方が早くて正確です)

ソフトウェアライセンス総数は、また別に管理した方がよいでしょう。

私が勤務している会社でも、別途NOTESの文書で管理しています。

所有しているライセンス数と実際にインストールされている数を比較できれば十分です。

 

いろいろ雑多なことを書いてきましたが、何かの参考になれば幸いです。

 - ひとこと, ひとこと(情報化)

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