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情報システム部門に必要な規則・規程はどのようなものですか?

      2014/08/27

回答の概要

  • 総則、企画、開発、保守、運用、管理、その他の7章に分けるのがおすすめ。
  • 詳細な内容が必要となる部分には、別途、実施細則を作ること。
  • 最低でも毎年1回は規程の見直しを行うこと。
  • 守ることのできない規程を作っても意味がないので、理想と現実で折り合いをつけること。

回答

もう皆さんご存じだと思いますが、もうすぐ個人情報保護法が施行されます。

個人情報保護法のために全社的な規程を新たに作成しなければならないはずですが、これに合わせて情報システム部門の内部規程を見直すという企業も多いかと思います。

情報システム部門の内部規程が存在しないという企業は珍しいですが、存在していても機密保持や情報システムの運用方法を明確に規定していない企業は多いはず。

また、個人情報保護法のための社内規定と情報システム部門の内部規定で整合性が取れていない場合は、修正が必要になるでしょう。

実を言うと、私が勤務している会社も情報システム部門の内部規定はあるのですが、最近は忙しくて規程の見直しがしばらくの間実施されていませんでした。

そこで、よい機会なので見直すことになりました。

 

基本的に情報システム部門の規程は、総則、企画、開発、保守、運用、管理、その他の7章に分けることをおすすめします。

実際には、それぞれの企業における情報システム部門の役割に合わせて修正してください。

総則

  • 規程の目的
  • 情報システム部長の職務
  • 規程の改廃方法
  • 組織
  • 情報機密保持など

企画(情報戦略)

  • 長期計画
  • 年度計画
  • 教育計画
  • 情報化の評価手法など

企画という名前だと何の企画だか良く分からないということで、情報戦略という名前にしました。

開発

  • 開発責任者の職務
  • 開発担当者の職務
  • 開発手法
  • 基本設計
  • 詳細設計
  • プログラミング
  • テスト
  • 移行
  • 仕様書など

保守

  • 保守責任者の職務
  • 保守担当者の職務
  • 保守手順
  • 修正依頼書の処理手順など

保守の詳細な手順は開発に準ずるということにすれば簡略化できると思います。

運用

  • 運用責任者の職務
  • 運用担当者の職務
  • 運用手順
  • 運用マニュアルの作成
  • 帳票受け渡し手順など

運用をアウトソーシングする場合は、情報システム部門、利用部門、アウトソーサーのそれぞれの役割を明確に記述する必要があるでしょう。

管理

  • 予算管理
  • ネットワーク管理
  • 設定情報管理
  • 設備管理
  • データ管理
  • パソコン管理
  • セキュリティ管理など

「企画」→「開発」→「保守」→「運用」のサイクルに含まれない様々な業務についての項目が必要になります。

その他

  • 庶務
  • 入退室
  • 防災
  • 防犯など

この部分は他の利用部門でも同じ内容になりますので、全社的な規程があれば部署毎の内部規定には必要ないかもしれません。

 

規程には、詳細な内容を記載する必要はありません。

詳細な手順や細かい規則は、別途、実施細則を作ります。

詳細な内容を規程の中に書いてしまうと、将来的に変更が発生した場合に規程全体を見直すことになり、手間がかかるからです。

 

規程を新規に作成したり見直したりする作業は非常に大変だと思いますが、誰かが何時かはやらねばならない作業ですのでがんばってください。

でも、本当に大変で大切なのは、規程を守ってもらうことと定期的に規程を見直すことです。

多くの場合は規程を作っただけで安心してしまうんですよね。

最低でも1年に1回は見直す機会を作りましょう。

 

最後にひとこと。

守れない規則を作っても意味がありません。

理想を掲げて規則を作って、無理矢理守らせるというのも一つの方法だと思います。

しかし、現実的に守ることができる規程にしないと、すぐに破綻します。

厳しい規則を作ろうと思うのなら、少しずつ状況を見ながら改訂して、徐々に厳しくしていくといいでしょう。

 - ひとこと, ひとこと(情報化)

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